Esdeveniment estratègic: com definir els teus objectius i analitzar el teu ROI

“El que no es defineix, no es pot mesurar. Allò que no es mesura, no es pot millorar. Allò que no es millora, sempre es degrada”. William Thomsom Kelvin.

Tot a la vida necessita ser mesurable per poder-ho analitzar i avançar cap als resultats que volem. Definir el punt de partida i tenir clar quina és la nostra meta és essencial en qualsevol estratègia i quan es tracta de comunicació i màrqueting és un dels factors que ens ajudaran a tenir més coneixement de marca, més vendes, més clients, més leads… 

Moltes persones quan han d´organitzar un esdeveniment es pregunten per on començar i òbviament que hi ha una part molt atractiva al´hora d´escollir l´espai, el càtering, la decoració… però no podem oblidar-nos del pilar que és engegar una estratègia de comunicació per arribar a més clients, per facilitar el networking, per aconseguir més interacció entre els teus empleats, etc.

Fase número 1: Definir els nostres objectius SMART

Partint d'aquesta base, la primera cosa que farem quan vulguem organitzar un esdeveniment és pensar: què vull aconseguir amb aquest esdeveniment? Per això, és important que definim uns objectius SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely). És a dir, no es basa en una idea vaga sinó que hem de pensar què és exactament el que volem aconseguir detallant una meta mesurable (en percentatges, números, etc.) que sigui realista, que tingui sentit per a l'empresa i estigui alineada amb els objectius generals del i que a més estigui pensada per a un període de temps determinat.

A més, és important definir com analitzarem aquests objectius, definint també les nostres KPIs, és a dir: quines mètriques farem servir per mesurar els resultats? Poden ser:

- Beneficis directes/Ingressos econòmics: venda de productes, venda d'entrades, patrocinis, etc.

- Indirectes: inscripcions a l'esdeveniment, nombre d'assistents, mencions a premsa, reaccions a Xarxes Socials…

Fase número 2: Desenvolupar la nostra creativitat

Un cop definit el per què (objectius) podem treballar en la nostra estratègia. Ara sí que és el moment de pensar en:

- Què? Pensa en quin tipus d'esdeveniment organitzaràs, potser una presentació de producte, una roda de premsa, un còctel corporatiu per al networking…? Defineix quin és el format que s'adapta millor per a tu.

- Qui? Crear la nostra llista de convidats: per a qui estem fent aquest esdeveniment? qui volem que estigui? Poden ser clients, premsa, influencers, stakeholders, empleats… Quan tinguis dubtes de qui convidar torna a revisar els teus objectius i pensa si amb aquesta convocatòria aconseguiràs assolir la teva meta. Un consell: per norma general solen faltar un 30% dels convidats que són a la llista, així que dóna't espai per ser flexible.

- Quant? Arriba l’hora de pensar en un pressupost. Hem estat treballant en allò que volem aconseguir i òbviament que organitzar un esdeveniment es tracta d'una inversió però hem de detallar quin és el nostre pressupost per poder avançar en les etapes següents.

- On? Toca definir l'espai, començar a fer realitat l'esdeveniment. L'on dependrà del format de l'esdeveniment que hagis pensat (es tracta d'una reunió i necessites sales plenàries amb tecnologia? Vols organitzar un còctel o un banquet i necessites un espai amb cuina? o es tracta d'un workshop on dividiràs els assistents en sales?), el nombre de convidats (a la teva llista hi ha 20 persones o 500?), la localització (ho vols al centre de la ciutat?).

- Com? Aquest és el moment més esperat ja que poses a l'aire la teva creativitat. Com t'imagines l'esdeveniment? És moment del brainstorming, de deixar volar la teva imaginació, de demanar com si escrivissis una carta als Reis Mags. I un cop feta aquesta feina creativa passarem a l'elecció dels proveïdors. En aquest cas t'aconsellem que contractis una agència d'esdeveniments o et deixis ajudar pel propi espai (des del Portal de l'Eixample posem a disposició aquests serveis) ja que ells t'ajudaran a fer realitat totes les teves idees (o les màximes possibles) amb el pressupost que vas definir al pas anterior. Si ets tu el que organitza has de tenir en compte: càtering (sense menjar i beure un esdeveniment no és el mateix), decoració (encara que sigui mínima recorda que els detalls fan la diferència), equips tècnics (il·luminació, so), serveis ( transport, guarda-roba, hostesses, etc.)

Fase número 3: Analitzar els resultats

Ha arribat l'hora. Fem balanç. Vegem el nostre ROI.  

El ROI (Return Over Investment) és el que ens permetrà saber com d'èxit ha estat el nostre esdeveniment. Com que el nostre primer pas va ser marcar els nostres objectius i els nostres KPIs, tornarem a agafar tot el que escrivim i els analitzarem un per un. L'ideal seria haver aconseguit assolir totes les metes però, en cas que no sigui així, l'important és aprendre per al futur. Per això aconsellem que després d'un esdeveniment fem balanç i ens preguntem sempre:

- què va funcionar i per què?

- què no va funcionar i per què?

- hauries fet alguna cosa diferent? quines conseqüències creus que hagués tingut?

- què heu après d'aquest esdeveniment?

Si et costa reflexionar sobre algun dels punts pots demanar feedback als assistents i a totes les persones involucrades en l'organització. La idea és sempre millorar i aconseguir tots els resultats que desitges.

Ara que ja saps tots els passos, t'animem que facis esdeveniments presencials ja que l'energia que es transmet, la bona vibració, poder tenir tots junts en un mateix espai al mateix moment és sensacional, incomparable. Com sempre diem nosaltres, el Portal de l’Eixample més que organitzar esdeveniments, crea connexions.