Evento estratégico: cómo definir tus objetivos y analizar tu ROI

“Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, siempre se degrada”.  William Thomsom Kelvin.

Todo en la vida necesita ser medible para poderlo analizar y avanzar hacia los resultados que queremos. Definir el punto de partida y tener claro cuál es nuestra meta es esencial en cualquier estrategia y cuando se trata de comunicación y marketing es uno de los factores que nos ayudarán a tener más conocimiento de marca, más ventas, más clientes, más leads…

Muchas personas a la hora de organizar un evento se preguntan por dónde empezar y obviamente que hay una parte muy atractiva a la hora de escoger el espacio, el catering, la decoración… pero no podemos olvidarnos del pilar a la hora de organizar un evento que es poner en marcha una estrategia de comunicación para llegar a más clientes, para facilitar el networking, para lograr más interacción entre tus empleados, etc.

Fase número 1: Definir nuestros objetivos SMART

Partiendo de esa base, lo primero que haremos cuando queramos organizar un evento es pensar: ¿qué quiero conseguir con este evento? Para ello, es importante que definamos unos objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely). Es decir, no se basa en una idea vaga sino, que debemos pensar qué es exactamente lo que queremos conseguir detallando una meta medible (en porcentajes, números, etc.) que sea realista, que tenga sentido para la empresa y esté alineada con los objetivos generales del y que además esté pensada para un periodo de tiempo determinado.

Además, es importante definir cómo analizaremos estos objetivos, definiendo también nuestras KPIs, es decir: ¿qué métricas utilizaremos para medir los resultados? Pueden ser:

-          Beneficios directos/Ingresos económicos: venta de productos, venta de entradas, patrocinios, etc.

-          Indirectos: inscripciones al evento, número de asistentes, menciones en prensa, reacciones en Redes Sociales…

Fase número 2: Desarrollar nuestra creatividad

Una vez marcado una vez de definido el el para qué (objetivos) podemos trabajar en nuestra estrategia. Ahora sí es el momento de pensar en:

-          ¿Qué? Piensa en qué tipo de evento vas a organizar, ¿quizá una presentación de producto, una rueda de prensa, un cóctel corporativo para el networking…? Define cuál es el formato que mejor se adapta para ti.

-          ¿Quién? Crear nuestra lista de invitados: ¿para quién estamos haciendo este evento? ¿quién queremos que esté? Pueden ser clientes, prensa, influencers, stakeholders, empleados… Cuando tengas dudas de a quién invitar vuelve a revisar tus objetivos y piensa si con esa convocatoria conseguirás aumentar alcanzar tu meta. Un consejo: por norma general suelen faltar un 30% de los invitados que están en la lista, así que date espacio para ser flexible.

-          ¿Cuánto? Llegó la hora de pensar en un presupuesto. Hemos estado trabajando en lo que queremos conseguir y obviamente que organizar un evento se trata de una inversión pero debemos detallar cuál es nuestro presupuesto para poder avanzar en las siguientes etapas.

-          ¿Dónde? Llegó la hora de definir el espacio, de ya empezar a hacer realidad el evento. El dónde dependerá del formato del evento que hayas pensado (¿se trata de una reunión y necesitas salas plenarias con tecnología? ¿estás queriendo organizar un cóctel o un banquete y necesitas un espacio con cocina? ¿o se trata de un workshop en el que dividirás a los asistentes en salas?), el número de invitados (¿en tu lista hay 20 personas o 500?), la localización (¿lo quieres en el centro de la ciudad?).

-          ¿Cómo? Éste es el momento más esperado pues pones al aire tu creatividad. ¿Cómo te imaginas el evento? Es momento del brainstorming, de dejar volar tu imaginación, de pedir como si escribieras una carta a los Reyes Magos. Y una vez hecho este trabajo creativo pasaremos a la elección de los proveedores. En este caso te aconsejamos que contrates una agencia de eventos o te dejes ayudar por el propio espacio (desde el Portal de l’Eixample ponemos a disposición este servicios) pues ellos te ayudarán a hacer realidad todas tus ideas (o las máximas posibles) con el presupuesto que definiste en el paso anterior. Si eres tú el que organiza debes de tener en cuenta: catering (sin comida y bebida un evento no es lo mismo), decoración (aunque sea mínima recuerda que los detalles hacen la diferencia), equipos técnicos (iluminación, sonido), servicios (transporte, guardarropía, azafatas, etc.)

Fase número 3: Analizar los resultados

Llegó la hora. Hagamos balance. Veamos nuestro ROI.

El ROI (Return Over Investment) es lo que nos permitirá saber cómo de exitoso ha sido nuestro evento. Como nuestro primer paso fue marcar nuestros objetivos y nuestros KPIs, volveremos a coger todo lo que escribimos y los analizaremos uno por uno.

Lo ideal sería haber conseguido alcanzar todas las metas pero, en caso de que no sea as~i, lo importante es aprender para el futuro. Por eso aconsejamos que después de un evento hagamos balance y nos preguntemos siempre:

-          ¿qué funcionó y por qué?

-          ¿qué no funcionó y por qué?

-          ¿hubieras hecho algo diferente? ¿qué consecuencias crees que hubiera tenido?

-          ¿qué has aprendido de este evento?

Si te cuesta reflexionar sobre alguno de los puntos puedes pedir feedback a los asistentes y a todas las personas involucradas en la organización. La idea es siempre mejorar y conseguir todos los resultados que deseas.

Ahora que ya sabes todos los pasos, te animamos a que hagas eventos presenciales ya que la energía que se transmite, la buena vibración, el poder tener a todos juntos en un mismo espacio al mismo momento es sensacional, incomparable. Como siempre decimos nosotros, el Portal de l’Eixample más que organizar eventos, crea conexiones.